Metodología Scrum, ¿qué es y cómo aplicarla a tu empresa?

¿Sabrías definir qué es la metodología Scrum? Lo primero que podemos decir es que la gestión de los procesos y los equipos es una de las parcelas más importantes. Pero también más complicadas, de cualquier empresa. No se trata solo de recursos, sino de optimización de tiempos, coordinación de acciones y protocolos y asignación de diferentes tareas. Por ello, es una actividad que requiere conocimientos, buen criterio y tiempo para su implementación.

La ausencia de una buena gestión de proyectos suele conllevar retrasos en las entregas, conflictos con departamentos (y, como consecuencia, con los clientes), además de sobrecostes realmente altos. Es por esto que la falta de herramientas o el mal uso en la asignación de funciones lleva a un malgasto de dinero y tiempo, e incluso puede degenerar en una peligrosa desmotivación del equipo de trabajo.

¿Qué es la metodología Scrum?

Cabe decir que la implementación de nuevas técnicas de gestión de proyectos siempre implican unos periodos de tiempo necesarios e incómodos. Aunque se compensa claramente al analizar los costes indirectos de una mala gestión respecto a una planificación más ordenada y anticipada. Para solventar este problema surgen metodologías ágiles como los nuevos sistemas de gestión que optan por acciones más dinámicas y coordinadas para que los procesos sean óptimos y lleguen a buen puerto.

La metodología Scrum consiste en un abordaje de proyectos complicados que se desarrollan en entornos dinámicos, en los que los requisitos cambian de un modo muy flexible y de forma continua. Todo queda basado en entregas parciales y regulares del producto final para dar el máximo valor añadido a los pedidos de los clientes desde una fase temprana del proyecto.

Es la metodología idónea para llevar a cabo proyectos ejecutados en ambientes complicados. Pero que, a su vez, demanda rapidez en los resultados. La flexibilidad también es un requisito fundamental. Por ello, el quid de este método es que aporta agilidad para llevar a cabo el trabajo, buscando que el resultado conlleve un hecho diferencial.

Los perfiles Scrum

Para desarrollar las funciones necesarias dentro de un proyecto gestionado bajo la metodología ágil Scrum es necesario identificar una serie de perfiles que desempeñan roles específicos: product owner, scrum master, scrum team o equipo de desarrollo y stakeholders.

1. El product owner lo conforma la voz del cliente y el resto de personas interesadas pero no implicadas directamente en el proyecto. Este perfil es quien define los objetivos del proyecto y garantiza que el equipo trabaje de modo adecuado para que sea posible la consecución de los objetivos marcados.
2. Otro perfil que hay que destacar es el de scrum master, como encargado de comprobar que los demás integrantes del equipo pueden desarrollar sus funciones sin problemas. Así,  el scrum master sirve de guía y ayuda al scrum team para cerciorarse de que se estén cumpliendo los objetivos y de que el equipo se mantenga activo y productivo en todo momento.
3. El scrum team sería el equipo encargado de desarrollar y entregar el producto, por lo que su función es fundamental al tratarse de una estructura horizontal que se organiza por sí sola y es capaz de funcionar de manera autónoma.
4. Finalmente, los stakeholders son aquellos perfiles interesados en el producto, como directores, dueños y comerciales. Son personas que, aunque no formen parte del scrum team, deben ser muy tenidas en cuenta.

Fases de la metodología Scrum

Todas estas figuras tienen reservado un papel importante en el proceso, pero deben actuar bajo un procedimiento establecido y ordenado para que los resultados sean efectivos. De este modo, el proceso sería como se explica a continuación.

1. Planificación

Sería la primera fase, también conocida como product backlog, y es un archivo genérico que recoge diferentes tareas, requerimientos y funcionalidades solicitados en todo proyecto. Así, cualquier miembro del equipo tiene la capacidad para modificar el documento pero solo el product owner puede añadir prioridades al ser el responsable del documento como tal.

Aquí también hay que definir el sprint backlog, que es el documento donde se recogen todas las tareas que deben realizarse y la persona que ha de llevarlas a cabo. Por ello, es importante asignar las horas de trabajo de forma correcta y asignarles un coste, así como ser lo más certeros posible con las previsiones. Por ejemplo, si el volumen de trabajo es grande, la creación de metas intermedias sería lo más conveniente.

2. Ejecución

En esta fase, también conocida como sprint, se realizarían todas las acciones establecidas en la etapa anterior y habría que ir llevando a cabo entregas parciales con el objetivo de hacer pruebas sobre el producto final. El ciclo anterior tendría que repetirse hasta que todos los elementos del backlog fuesen entregados, y entre los distintos periodos de ejecución no habría que dejar lapsos de tiempo sin productividad.

3. Control

Todas las acciones deben tener un periodo de control al final de cada sprint, también conocido como burn down, en el que se marca el estado y la evolución de las acciones y se indican las tareas y los requerimientos que todavía deben ser tratados.

Beneficios de utilizar la metodología Scrum

Este método es realmente efectivo y su uso lleva a unos beneficios que repercuten directamente en el equipo de trabajo, en los stakeholders y en la organización como conjunto. De esta manera, se trata de un método que fomenta el trabajo en equipo y focaliza los esfuerzos en alcanzar un objetivo común bajo un modelo que repercute directamente en la responsabilidad de las personas. Además, este método también fomenta la comunicación entre los miembros del equipo, lo que lleva a que los resultados sean bastante positivos.

También hay que incidir en que los stakeholders tienen mayor control y transparencia con el proyecto, de la misma manera que la medición de las metas lleva a que los resultados sean más alcanzables y los riesgos queden minimizados. Igualmente, el cliente tiene la posibilidad de hacer un seguimiento más cercano, y eso también mejora la comunicación en todo el proceso.

En definitiva, adoptar por esta práctica lleva a la reducción de los tiempos de desarrollo de los productos y a tener una mayor capacidad de adaptación y flexibilidad ante un entorno cambiante, lo que también aumenta el valor que percibe nuestro cliente.